työaika

Kuluuko työaikasi pääasiassa kaikkeen epäolennaiseen?

Hirveä hässäkkä koko päivän, mutta töitä on iltapäivällä jäljellä ihan yhtä paljon kuin aamullakin. Onko vika töissä vai tekijässä?
Näin karsit turhat, aikaa vievät jutut to do -listaltasi.

Tuottava flowtila ei ole myytti, mutta sen saavuttaminen edellyttää ronskia ympäröivien ärsykkeiden karsintaa. Tehokkaan työnteon harjoittelu vaatii sekä itsekuria että tarkennusta työpaikan pelisääntöihin. Tutuista paheista irrottautuminen käy vain hammasta purren.

1. Laadi viikon työlista

Päiväkohtaiset to do -listat eivät toimi, jos tehtävien kimppuun on mahdotonta päästä. Saapuvat sähköpostit, somen push-ilmoitukset ja työpisteen nurkalla notkuvat toimistoturistit katkaisevat flow’n ja saattavat haukata valtaosan työajasta. Päivän tehtävälista alkaa ahdistaa, kun tajuat, ettet tänäänkään saa vedetyksi siitä yhtään kohtaa yli. Työelämäkouluttaja ja kirjailija Timo Lampikoski suosittelee unohtamaan päiväkohtaiset tehtävälistat ja keskittymään ennemmin kokonaisen työviikon palasteluun. Tärkeintä on varata riittävästi häiriötöntä aikaa töiden tekemiselle.

– Varaa tehokasta työskentelyä varten 2–3 tunnin mittaisia aikalokeroita, jolloin omistaudut vain yhdelle työtehtävälle. Tuolloin et ole tavoitettavissa sähköpostilla tai puhelimella, joten varaa kalenterista erikseen aikaa myös yhteydenpitoa varten.

Kalenterin noudattaminen ja häiriöttömien työjaksojen vaaliminen kannattaa, sillä vain yhteen tehtävään kerrallaan keskittyminen parantaa työn laatua.

– Nykyään multitaskingista on tullut työpaikoilla ihailtava ominaisuus ja merkki tehokkuudesta, mutta itseasiassa usean tehtävän hoitaminen yhtä aikaa lisää virheiden määrää jopa 50 prosenttia, Lampikoski huomauttaa.

2. Hillitse ärsyketulvaa

Lampikosken mukaan jopa kolmasosa työpäivästä saattaa kulua erilaisissa oheistoiminnoissa.

– Keskeytyksistä olisi mukava voida syyttää pelkästään puheliaita työkavereita tai ruudulla pomppivia kalenterihälytyksiä, mutta tosiasiassa puolet häiriöistä ovat itse aiheutettuja.

Eli ne ovat niitä hetkiä, jolloin päätät ihan nopeasti vilkaista Instagramia tai selata pikkuisen Pinterestiä. Ärsykkeet ovat myrkkyä flowtilalle, sillä palautuminen Instagramin parista takaisin työhön kestää noin vartin. Siirtymähetkellä ajatus harhailee töiden ja muiden asioiden välimaastossa. Riski on suurempi, että alatkin tekemään vielä jotain muuta hömppää – ja keskeytys venyy.

– Ainoa keino välttyä ärsykkeiltä, on sulkea pois kaikki häiriötekijät. Kytke pois push-ilmoitukset sekä laita puhelin äänettömälle ja siirrä se kokonaan pois näkyvistä. Muuten luuria tulee vilkuiltua sivusilmällä ihan huomaamatta.

 

”Ainoa keino välttyä ärsykkeiltä on sulkea pois kaikki häiriötekijät.”

 

3. Sovi pelisäännöt

Monilla työpaikoilla käytössä olevaa jaettavaa verkkokalenteria voi hyödyntää myös omien töiden hallinnassa. Kun omaan työskentelyyn varatut aikajaksot on merkitty kalenteriin, kollegat tietävät, että se aika on varattu häiriöttömälle tekemiselle. Silloin toista ei saa keskeyttää kuin erittäin kiireellisissä asioissa.

– Jos työpaikka on meluisa, ja työnantaja suostuvainen, voi hakeutua tekemään töitä paikkaan, jossa keskittyminen onnistuu paremmin. Esimerkiksi kahvilaan tai kotiin.

Toisia auttaa taustahälinän pois sulkevan musiikin kuunteleminen. Joskus pelkkien kuulokkeiden päässä pitäminen voi toimia sanattomana viestinä muille, että nyt haluan keskittyä omiin töihini.

– Työpaikalla käytettävistä viestintäkanavista kannattaa mahdollisuuksien mukaan sopia yhdessä. Voi olla stressaavaa, jos työnantaja odottaa työntekijän olevan tavoitettavissa vuorokauden ympäri useissa eri kanavissa kuten tekstarilla, WhatsAppilla ja somessa.

Ei ole työnantajankaan etu, jos suurin osa työajasta menee eri kanavissa päivystämiseen ja viesteihin vastaamiseen.

4. Pidä taukoja

Tauot lisäävät tehokkuutta, sillä ne rytmittävät keskittymistä vaativia työjaksoja. Lounastuntia ei kannata skipata, mutta on hyvä idea miettiä, mikä on itselle otollinen aika pitää tauko. Jos oma vireystila on parhaimmillaan aamupäivällä, ei silloin kannata istua kahvitauolla vaan taklata työpöydältä hankalimmat hommat.

Mikäli pää tuntuu puurolta, eivätkä hommat luista, kannattaa siirtyä hetkeksi pois työpisteeltä.

– Käy happihyppelyllä, juo kuppi kahvia ja ajattele ihan muita asioita. Virkeänä pää toimii paremmin, joten kunnon yöunet auttavat myös.

5. Aseta tavoitteita ja palkintoja

”Tee ikävin työ ensin”, on vanha neuvo, ja Lampikosken mielestä vähän huono.

– Olisi aika ankeaa aloittaa työpäivä aina kurjimmasta hommasta. Jos on vaikkapa nukkunut huonosti, on paljon parempi idea tehdä ensin jotain helppoa ja rutiininomaista työtä ja käydä vasta sitten vaativien tehtävien kimppuun.

Mikäli töihin tarttuminen tuntuu vaikealta, ison kokonaisuuden palastelemisesta on usein apua. Ainakin siinä on enemmän yritystä kuin työn aktiivisessa välttelyssä, eli somen selaamisessa.

– Huijaa itsesi työmoodiin päättämällä, että teet ikävältä tuntuvaa juttua 5–10 minuuttia ja sitten jotain muuta. Usein käy niin, että homma alkaa rullata ihan itsestään.

Toisinaan töihin tarttumista motivoivat itselle asetetut maaliviivat.

– Toisia kannustaa työn etenemisen näkeminen, toiset taas antavat itselleen konkreettisen palkinnon, kun ovat saavuttaneet jotain. Tärkeintä on, että välietapit on sijoiteltu niin, ettei niiden saavuttaminen tunnu mahdottomalta.

6. Karsi metatyötä

Järjestelmällisyys ei aina ole merkki tehokkaasta työskentelystä. Se saattaa olla myös vihje siitä, että päivä kuluu pääasiassa metatöitä tehden. Pikkuaskareita hoidellessa ei jää riittävästi aikaa keskittyä oikeisiin töihin ja ne kasaantuvat.

– Esimerkiksi sähköpostien lajittelu alikansioihin työpäivän päätteeksi on hukkaan heitettyä aikaa, sillä nykyään viestit löytyvät nopeasti tehokkaiden hakutoimintojen ansiosta, Lampikoski sanoo.

Työpisteen järjestyksestä voi olla montaa mieltä.

– Toiselle sopii luova kaaos, joku toinen ei pysty keskittymään sotkun keskellä. Tärkeintä on löytää itselle sopiva ja inspiroiva työympäristö.

Lue myös:

6 keinoa tehdä työstäsi kivempaa

5 tapaa, joiden avulla opit nauttimaan työstäsi

Miten kuvailisit itseäsi, jos et saisi mainita ammattiasi? Kysymys, jota jokaisen kannattaa pohtia

Teksti Anna Nummisto
Kuvat HMI